Doanh nghiệp dễ bị thu hồi giấy phép khi nào? 5 sai phạm pháp lý thường bị bỏ qua
Nhiều doanh nghiệp hoạt động suốt nhiều năm vẫn nghĩ rằng “chừng nào chưa bị kiểm tra thì chưa cần lo pháp lý”. Nhưng thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi giấy phép, bị “đóng băng hoạt động” chỉ vì vướng những sai phạm tưởng chừng như... nhỏ xíu. Điều đáng nói là, đa số các sai phạm này đều có thể phòng tránh được nếu được tư vấn hoặc giám sát pháp lý thường xuyên.
Dưới đây là 5 lỗi phổ biến mà các doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bỏ qua nhưng hậu quả lại vô cùng nghiêm trọng:
1. Không cập nhật hoặc kê khai sai thông tin đăng ký doanh nghiệp
Khi thay đổi địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật... doanh nghiệp có nghĩa vụ phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh trong thời gian quy định. Nếu không cập nhật đúng hạn hoặc kê khai sai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng Tạm dừng hoặc thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu vi phạm nghiêm trọng, kéo dài.
Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có thể nộp đơn xin khôi phục giấy phép nếu đã hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý
Ví dụ: Một công ty chuyển trụ sở nhưng không thông báo với Sở Kế hoạch và Đầu tư. Khi cơ quan thuế gửi công văn hoặc thanh tra, không liên lạc được => bị đưa vào diện không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, dẫn đến thu hồi giấy phép.
2. Không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử
Từ 1/7/2022 và đặc biệt là sau Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã là bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp. Một số lỗi phổ biến:
- Không đăng ký sử dụng hóa đơn đúng quy định
- Lập hóa đơn sai thời điểm hoặc không lập hóa đơn khi bán hàng
- Không gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo thời gian quy định
Những lỗi này có thể dẫn đến mức phạt từ 10 triệu - 50 triệu đồng, nghiêm trọng hơn có thể bị đình chỉ hoạt động, thu hồi mã số thuế.
3. Không nộp đầy đủ các loại báo cáo định kỳ
Các doanh nghiệp thường bỏ qua các báo cáo như: báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính năm, báo cáo lao động định kỳ, BHXH, thuế thu nhập cá nhân...
Việc không nộp đúng hạn hoặc nộp thiếu có thể bị xử phạt hành chính, và nếu kéo dài – doanh nghiệp bị xếp vào nhóm “rủi ro cao”, dễ bị thanh tra, kiểm tra và mất quyền ưu tiên về thuế, tín dụng.
4. Vi phạm pháp luật về ngành nghề có điều kiện
Một số ngành nghề như: giáo dục, thực phẩm, y tế, bất động sản, môi giới tài chính... yêu cầu doanh nghiệp phải: có giấy phép con, đáp ứng điều kiện cơ sở vật chất, nhân lực, đăng ký ngành nghề đúng quy chuẩn pháp lý.
Có thể tra cứu ngành nghề kinh doanh online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Thiếu giấy phép hoặc hoạt động trái quy định có thể bị đình chỉ hoạt động, thu hồi giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép chuyên ngành.
5. Thiếu người phụ trách pháp lý hoặc không có tư vấn pháp luật
Đây là lỗi gián tiếp nhưng cực kỳ nguy hiểm. Khi doanh nghiệp không có ai kiểm tra hợp đồng, rà soát điều lệ, hoặc tư vấn về rủi ro pháp lý thì các sai sót nhỏ sẽ tích tụ theo thời gian. Tới lúc có thanh tra hoặc tranh chấp, doanh nghiệp mới phát hiện mình "hở sườn" pháp lý ở rất nhiều điểm.
Không tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp có thể bị xử lý thế nào?
Hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn, mà là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc với hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn còn mơ hồ hoặc áp dụng sai quy định dẫn đến rủi ro bị xử phạt, thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Một số vi phạm phổ biến và mức xử phạt cần lưu ý:
1. Không đăng ký hóa đơn điện tử trước khi sử dụng
Việc phát hành hóa đơn mà chưa đăng ký mẫu với cơ quan thuế sẽ khiến hóa đơn đó bị coi là không hợp pháp. Mức phạt: từ 10 - 20 triệu đồng, dẫn đến hệ quả giao dịch không được công nhận, mất chi phí hợp lệ
2. Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch
Dù giá trị giao dịch lớn hay nhỏ, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn nếu đã thuộc diện sử dụng. Nhiều đơn vị vẫn cố tình “né” hóa đơn để trốn thuế, gây rủi ro nghiêm trọng. Mức phạt từ 10 - 50 triệu đồng, có thể bị truy thu thuế, thanh tra gắt gao.
Những điều đáng lưu ý về thông tư 78/2021/TT-BTC
3. Gửi hóa đơn sai thời điểm hoặc sai định dạng
Việc lập hóa đơn muộn, không đúng thời gian, hoặc gửi sai chuẩn dữ liệu về Tổng cục Thuế cũng là vi phạm thường gặp.
- Dữ liệu không khớp => hóa đơn bị loại, không được khấu trừ
- Gây thất thoát chi phí, ảnh hưởng dòng tiền
4. Nguy cơ bị liệt vào “danh sách giám sát” của cơ quan thuế
Các doanh nghiệp vi phạm nhiều lần hoặc cố tình lách luật sẽ:
- Bị đưa vào danh sách rủi ro cao
- Bị kiểm tra định kỳ
- Có thể bị tạm ngưng mã số thuế hoặc từ chối hoàn thuế
Lưu ý: Đừng đợi đến khi bị kiểm tra mới lo sửa sai. Doanh nghiệp cần triển khai đúng và đủ quy định về hóa đơn điện tử ngay từ đầu để tránh hậu quả nặng nề.
Doanh nghiệp tư nhân và công ty cổ phần: Có bị xử lý như nhau khi vi phạm luật?
Dù cùng hoạt động dưới khuôn khổ Luật Doanh nghiệp, nhưng mỗi loại hình doanh nghiệp lại có cấu trúc pháp lý và cơ chế chịu trách nhiệm rất khác nhau. Vì vậy, khi có vi phạm xảy ra, đặc biệt là vi phạm hành chính, thuế, hoặc nghĩa vụ báo cáo mức độ xử lý và người chịu trách nhiệm cũng có sự khác biệt rõ rệt.
1. Doanh nghiệp tư nhân: Chủ sở hữu chịu trách nhiệm toàn bộ
Khác với các loại hình có tư cách pháp nhân độc lập, doanh nghiệp tư nhân không có sự tách bạch giữa tài sản doanh nghiệp và tài sản cá nhân của chủ doanh nghiệp. Vì vậy khi vi phạm pháp luật, chính chủ doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm vô hạn, kể cả bằng toàn bộ tài sản cá nhân.
Nếu bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc bồi thường dân sự, chủ doanh nghiệp không thể đổ lỗi cho bộ phận kế toán, nhân viên hay giám đốc thuê ngoài.
2. Công ty cổ phần: Trách nhiệm hữu hạn, xử lý theo cơ cấu pháp lý nội bộ
Ngược lại, công ty cổ phần có tư cách pháp nhân độc lập, hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị - Ban giám đốc - Ban kiểm soát (nếu có).
Khi công ty vi phạm:
- Công ty chịu trách nhiệm bằng tài sản riêng của pháp nhân, cổ đông chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp.
- Nếu có sai phạm trong điều hành, quản lý thì người đứng đầu có liên quan trực tiếp (Chủ tịch HĐQT, Giám đốc...) sẽ bị xem xét xử lý cá nhân.
- Trường hợp có dấu hiệu hình sự (ví dụ gian lận tài chính, lừa đảo...), pháp luật sẽ điều tra và xử lý đúng người đúng hành vi.
Dù có lợi thế “hạn chế trách nhiệm” nhưng công ty cổ phần thường đối mặt với nhiều nghĩa vụ minh bạch hơn: báo cáo kiểm toán, công bố thông tin, tổ chức Đại hội cổ đông nên sai phạm dễ bị phát hiện hơn.
Không ít doanh nghiệp chỉ tìm đến luật sư khi đã có chuyện. Nhưng trên thực tế, phòng ngừa rủi ro luôn ít tốn kém hơn rất nhiều so với việc xử lý hậu quả. Một bản điều lệ thiếu chặt chẽ, một hợp đồng sơ hở, hay chỉ đơn giản là chọn nhầm loại hình kinh doanh đều có thể khiến doanh nghiệp trả giá bằng thời gian, tiền bạc, và thậm chí là uy tín.
Ngày càng nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn đồng hành cùng Tia Sáng Law ngay từ bước đầu.
Chúng tôi không chỉ hỗ trợ về mặt thủ tục, mà còn là người bạn đồng hành chiến lược trong suốt quá trình vận hành doanh nghiệp.
- Tư vấn lựa chọn mô hình doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu dài hạn
- Soạn thảo - rà soát - cập nhật hệ thống văn bản pháp lý chuẩn luật
- Thiết lập quy trình nội bộ hạn chế sai sót và tranh chấp
- Đồng hành giải quyết các tình huống phát sinh với cách tiếp cận thực tế
Với Tia Sáng Law, bạn không chỉ làm đúng luật mà còn đi đúng hướng. Liên hệ Tia Sáng Law ngay hôm nay để được tư vấn pháp lý trọn gói giúp doanh nghiệp của bạn vững vàng pháp lý, sẵn sàng bứt phá.