Vì sao nhiều doanh nghiệp bị trả hồ sơ khi đăng ký?
Việc đăng ký doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại có không ít doanh nghiệp “vấp ngã” ngay từ bước đầu tiên. Rất nhiều hồ sơ bị trả lại chỉ vì những lỗi nhỏ nhưng mang tính pháp lý nghiêm trọng, khiến quá trình thành lập công ty bị kéo dài, thậm chí gây mất cơ hội kinh doanh.
Phần lớn lỗi đều bắt nguồn từ việc thiếu hiểu biết pháp lý hoặc không cập nhật kịp thời các quy định mới
Một số nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp bị từ chối cấp Giấy chứng nhận
- Đặt tên doanh nghiệp "nghe hay nhưng sai luật": Nhiều chủ doanh nghiệp chọn tên sáng tạo, nhưng lại dính lỗi trùng lặp, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm điều cấm về ngôn ngữ.
- Loại hình doanh nghiệp không phù hợp với mục tiêu vận hành: Chọn mô hình TNHH hay cổ phần mà không hiểu rõ ưu - nhược điểm pháp lý có thể dẫn đến thay đổi tốn kém sau này.
- Mã ngành nghề đăng ký sai, thiếu hoặc không đúng hệ thống VSIC: Đây là lỗi cực kỳ phổ biến do không hiểu rõ quy chuẩn phân ngành của cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Thiếu giấy tờ hoặc dùng biểu mẫu lỗi thời: Một số biểu mẫu hành chính đã thay đổi theo quy định mới, nhưng nhiều người vẫn dùng phiên bản cũ nên bị trả hồ sơ.
- Người đại diện pháp luật không đủ điều kiện pháp lý: Đặc biệt là khi cá nhân này có tiền sử pháp lý, bị hạn chế năng lực hành vi hoặc đang là đại diện cho quá nhiều doanh nghiệp khác.
Hệ quả là mất thời gian chỉnh sửa hồ sơ, ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh, gây tâm lý chán nản cho người khởi nghiệp.
Dưới đây là những “nút thắt” pháp lý thường gặp khiến quá trình thành lập doanh nghiệp bị đình trệ, đặc biệt với người lần đầu khởi sự kinh doanh:
1. Không xác định rõ ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Nhiều ngành nghề tại Việt Nam yêu cầu phải có đủ điều kiện về vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề hoặc giấy phép con. Nếu không xác minh kỹ trước khi đăng ký, doanh nghiệp dễ bị từ chối hoặc buộc phải bổ sung sau, gây tốn thời gian và chi phí.
2. Nhầm lẫn giữa trụ sở chính và địa chỉ kinh doanh hợp pháp
Không ít doanh nghiệp chọn thuê địa chỉ ở tòa nhà không hỗ trợ đăng ký kinh doanh (như chung cư để ở), dẫn đến hồ sơ bị bác bỏ. Pháp luật quy định rõ về điều kiện của trụ sở công ty nếu không đúng chuẩn, giấy phép có thể bị thu hồi sau khi cấp.
3. Hợp đồng góp vốn không rõ ràng giữa các thành viên
Việc không thỏa thuận rõ ràng ngay từ đầu về tỷ lệ vốn góp, quyền biểu quyết, quyền lợi và trách nhiệm giữa các cổ đông dễ gây tranh chấp nội bộ sau này nhất là trong mô hình công ty cổ phần hoặc TNHH nhiều thành viên.
Nên làm việc qua giấy tờ, hợp đồng minh bạch để tránh rủi ro pháp lý về sau
4. Lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp so với định hướng phát triển
Một số người chọn mô hình đơn giản để đăng ký nhanh (như hộ kinh doanh cá thể hoặc TNHH 1 thành viên), nhưng sau đó lại muốn gọi vốn, mở rộng, dẫn tới việc phải chuyển đổi loại hình kéo theo nhiều thủ tục rườm rà và chi phí không cần thiết.
5. Không biết rõ quy định về người đại diện theo pháp luật
Người đại diện phải là người đủ năng lực hành vi, không bị hạn chế quyền dân sự, và không thuộc các trường hợp bị cấm làm quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp. Việc chọn sai người có thể khiến công ty bị đình chỉ hoạt động.
Lựa chọn người đại diện phù hợp cho doanh nghiệp và hợp quy định Pháp luật
Trước khi nộp hồ sơ, hãy rà soát kỹ lưỡng mọi yếu tố pháp lý liên quan đến ngành nghề, loại hình và các thành viên tham gia. Việc chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và tránh rắc rối về sau.
Quy trình đăng ký doanh nghiệp: Kinh nghiệm từ chuyên gia giúp bạn không bị “lạc đường”
Đăng ký doanh nghiệp không chỉ là chuyện nộp hồ sơ cho xong. Thực tế cho thấy, nếu không hiểu đúng bản chất từng bước, bạn rất dễ rơi vào vòng lặp “nộp - bị trả - sửa - nộp lại” đến mệt mỏi.
Dưới đây là quy trình đã được tinh gọn và đúc rút từ kinh nghiệm thực chiến, giúp bạn đăng ký doanh nghiệp một lần là xong việc:
Bước 1: “Chốt” mô hình, ngành nghề và định hướng lâu dài
Đừng đăng ký chỉ vì thấy ai cũng mở công ty TNHH hay hộ kinh doanh. Hãy dành thời gian xác định:
Mục tiêu phát triển (có gọi vốn không? Mở rộng sau bao lâu?)
Loại hình phù hợp (TNHH 1 thành viên, nhiều thành viên, cổ phần…)
Ngành nghề chính có thuộc nhóm “có điều kiện” không?
Đây là bước mang tính “chiến lược” đừng xem nhẹ
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu
Rất nhiều hồ sơ bị trả vì lỗi nhỏ như: thiếu chữ ký, sai mẫu, dùng bản cũ hoặc không khớp giữa giấy tờ tùy thân và hồ sơ đăng ký.
Mẹo: Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để lấy mẫu mới nhất.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan chức năng
Hiện nay, bạn có thể nộp hồ sơ qua: dangkykinhdoanh.gov.vn hoặc trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi đặt trụ sở.
Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được kết quả trong vòng 3 - 5 ngày làm việc
Sau khi có chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, lúc này doanh nghiệp chưa thể hoạt động ngay mà cần thực hiện các thủ tục sau đăng ký như: khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế.
Bước 5: Hoàn tất nghĩa vụ pháp lý ban đầu
Một số việc cần làm ngay sau khi có GCN:
- Đăng bố cáo thành lập doanh nghiệp
- Khai thuế ban đầu tại Chi cục thuế
- Nộp lệ phí môn bài
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Nếu bạn không chắc mình đã làm đúng chưa, có thể sử dụng dịch vụ trọn gói để tránh thiếu sót.
Dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói - Tia Sáng Law giải pháp tối ưu cho người bận rộn
Việc thành lập doanh nghiệp chưa bao giờ là chuyện đơn giản, nhất là khi bạn phải tự mình “bơi” trong rừng thủ tục hành chính và văn bản pháp luật. Với những ai đang tập trung vào xây dựng ý tưởng, sản phẩm hoặc đội ngũ thì thời gian và công sức dành cho giấy tờ pháp lý có thể trở thành rào cản lớn.
Luật sư Lê Thanh Trang - Chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp
Luật Tia Sáng mang đến giải pháp trọn gói, giúp bạn xử lý toàn bộ thủ tục đăng ký doanh nghiệp từ A đến Z – từ tư vấn lựa chọn loại hình, soạn thảo hồ sơ đúng luật, đến đại diện nộp và theo dõi hồ sơ cho đến khi có kết quả. Mỗi bước đều được thực hiện bởi đội ngũ am hiểu pháp luật doanh nghiệp, đảm bảo:
- Hồ sơ đúng chuẩn ngay từ đầu, hạn chế bị trả về
- Tiết kiệm thời gian, không phải đi lại nhiều lần
- Hướng dẫn chi tiết các bước sau thành lập (khắc dấu, khai thuế, mở tài khoản…)
Nếu bạn là người bận rộn, hoặc muốn bắt đầu công ty với sự an tâm tuyệt đối, thì dịch vụ đăng ký doanh nghiệp trọn gói tại Luật Tia Sáng chính là giải pháp nên cân nhắc ngay từ đầu.