Những điều hộ kinh doanh cần nắm rõ về dùng hóa đơn điện tử? Góc nhìn từ chính sách mới
Trong những năm gần đây, cụm từ “hóa đơn điện tử” không còn xa lạ với các doanh nghiệp, nhưng với nhiều hộ kinh doanh cá thể, đây vẫn là một khái niệm gây lo lắng. Nhiều người đặt câu hỏi: “Tôi bán hàng nhỏ lẻ, vì sao lại phải dùng hóa đơn điện tử như doanh nghiệp lớn?”
Câu trả lời nằm ở định hướng quản lý thuế của Nhà nước: minh bạch, công bằng và hiện đại hóa hệ thống thuế. Hộ kinh doanh không còn được xem là “ngoài lề” của hệ thống mà dần được đưa vào khung quản lý chính thức.
Từ 1/6/2025 hộ cá nhân kinh doanh phải áp dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP- Ảnh: Chi cục thuế Bình Định
Quản lý thuế đồng bộ - tránh thất thu
Một trong những nguyên nhân chính khiến cơ quan thuế yêu cầu hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử là để hạn chế thất thu thuế. Trong nhiều năm, việc ghi chép thủ công hoặc không xuất hóa đơn khiến số liệu doanh thu không minh bạch, dẫn đến khó khăn trong việc xác định nghĩa vụ thuế.
Đặc biệt với các hộ kinh doanh có quy mô lớn, doanh thu cao hoặc bán hàng qua nền tảng online, việc dùng hóa đơn điện tử là cách kiểm soát chặt chẽ và công bằng hơn với các doanh nghiệp chính quy.
Bình đẳng giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp
Một lý do khác là để đảm bảo sự công bằng trong môi trường kinh doanh. Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh có doanh thu lớn, nhân sự đông, mặt bằng rộng thậm chí hoạt động không khác doanh nghiệp nhưng lại được hưởng chính sách quản lý nhẹ hơn.
Hóa đơn điện tử giúp ghi nhận giao dịch ngay tại thời điểm phát sinh, tránh tình trạng gian lận hoặc kê khai sai lệch.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử với các hộ này không chỉ giúp Nhà nước kiểm soát tốt hơn, mà còn tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, tránh việc hộ “lách luật” để giảm thuế hoặc né nghĩa vụ kê khai.
Phù hợp với xu thế số hóa quản lý tài chính
Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ là một chính sách nhất thời, mà nằm trong lộ trình chuyển đổi số ngành thuế. Từ năm 2022, toàn bộ doanh nghiệp đã bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đối với hộ kinh doanh, chính sách đang được triển khai theo lộ trình, tập trung vào các nhóm có doanh thu lớn hoặc kinh doanh cố định tại địa điểm.
Tóm lại, yêu cầu hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử là bước đi phù hợp với xu hướng số hóa, chống thất thu thuế và tạo sân chơi công bằng. Thay vì lo lắng, đây là lúc các hộ kinh doanh nên chủ động nắm bắt thông tin để chuyển đổi đúng và kịp thời.
Không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải dùng hóa đơn điện tử ngay lập tức. Tuy nhiên, với sự thay đổi chính sách thuế trong những năm gần đây, một số nhóm hộ kinh doanh đã nằm trong diện bắt buộc dù quy mô không lớn như doanh nghiệp.
Khi hộ kinh doanh có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách (dù chỉ 1 lần), thì cũng cần phải đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.
Theo quy định, những hộ kinh doanh sau đây sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, không theo mức khoán
- Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn trong quá trình bán hàng, cung ứng dịch vụ
- Hộ kinh doanh có doanh thu lớn hoặc kinh doanh cố định tại địa điểm nhất định, như cửa hàng, showroom, quán ăn, nhà hàng…
Một số dấu hiệu cho thấy bạn thuộc nhóm bắt buộc:
- Khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn thường xuyên
- Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
- Có nhân viên, mặt bằng ổn định, thương hiệu rõ ràng
- Hoạt động trên các nền tảng thương mại điện tử (Shopee, Lazada, website riêng…)
Việc xác định có bắt buộc hay không không chỉ dựa vào quy mô kinh doanh, mà còn dựa vào hình thức kê khai thuế và thực tế hoạt động bán hàng.
Nhiều hộ kinh doanh vẫn cho rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử là “tùy chọn” nhưng thực tế, nếu đã thuộc nhóm bắt buộc mà không triển khai đúng hạn, bạn có thể đối mặt với chế tài xử phạt hành chính, thậm chí bị xem là hành vi trốn thuế.
Các mức xử phạt phổ biến có thể bao gồm:
- Phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- Phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng nếu lập hóa đơn không đúng thời điểm
- Phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn không hợp pháp, không đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định
(Nguồn: Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP)
Ngoài tiền phạt, hộ kinh doanh còn có thể bị cơ quan thuế giám sát kỹ lưỡng hơn trong các kỳ quyết toán, ảnh hưởng đến sự ổn định của hoạt động kinh doanh.
Khi nào bắt đầu áp dụng thanh toán hóa đơn điện tử?
Tùy vào địa phương và nhóm ngành nghề, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo hoặc hướng dẫn cụ thể đến từng hộ. Việc chậm chuyển đổi không chỉ khiến hộ kinh doanh bị xử phạt, mà còn làm mất đi lợi thế khi làm việc với đối tác, khách hàng hoặc khi cần vay vốn, mở rộng kinh doanh.
Tuy nhiên, kể từ năm 2023 - 2024, nhiều tỉnh thành đã triển khai đồng loạt, đặc biệt tại các thành phố lớn như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ…
Vì vậy, nếu hộ kinh doanh đã nhận được thông báo từ cơ quan thuế hoặc có nhu cầu xuất hóa đơn thường xuyên, tốt nhất nên chủ động chuyển đổi sớm để tránh bị động, bị phạt và ảnh hưởng đến uy tín.
Tư vấn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử – Đồng hành cùng Tia Sáng Law
Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu từ cơ quan thuế, mà còn là một bước tiến quan trọng trong hành trình chuyên nghiệp hóa hoạt động kinh doanh của hộ cá thể. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết bắt đầu từ đâu và cần chuẩn bị những gì.
Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cần chuẩn bị gì? Hộ kinh doanh cần biết
Tùy theo quy mô và phương pháp kê khai thuế, hộ kinh doanh cần chuẩn bị một số giấy tờ và thông tin cơ bản như:
- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
- Mã số thuế
- Chữ ký số (USB token hoặc giải pháp ký điện tử)
- Phần mềm hóa đơn điện tử (có thể sử dụng dịch vụ trọn gói từ nhà cung cấp hoặc đại lý thuế)
Sau đó, người nộp thuế sẽ thực hiện đăng ký mẫu hóa đơn với cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
Quá trình này nếu thực hiện đúng có thể hoàn tất trong vài ngày. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều hộ gặp khó khăn ở khâu kỹ thuật, lựa chọn phần mềm phù hợp hoặc xử lý khi bị trả hồ sơ.
Tia Sáng Law – Đơn vị đồng hành uy tín cho hộ kinh doanh
Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng trăm hộ kinh doanh chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, Tia Sáng Law không chỉ tư vấn thủ tục pháp lý mà còn hướng dẫn chi tiết từng bước triển khai, giúp hộ kinh doanh:
- Đăng ký nhanh chóng, đúng chuẩn theo quy định
- Chọn đúng phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh
- Tránh sai sót khi khai báo với cơ quan thuế
- Bảo mật thông tin, lưu trữ hóa đơn theo chuẩn pháp luật
Luật Tia Sáng sở hữu đội ngũ luật sư hơn 10 năm kinh nghiệm giúp hộ kinh doanh tiếp cận dễ dàng với những chính sách mới
Dù bạn là hộ kinh doanh mới mở, cửa hàng lâu năm, hay hoạt động online có quy mô lớn - Tia Sáng Law đều có giải pháp phù hợp, nhanh gọn và tiết kiệm thời gian.
Bạn cần hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử hoặc muốn được tư vấn về lộ trình chuyển đổi phù hợp? Liên hệ Tia Sáng Law để được giải đáp tận tình bắt đầu chuyển đổi đúng cách, đúng luật, ngay từ hôm nay.