Nếu tài chính là xương sống thì pháp lý chính là “lá chắn” giúp doanh nghiệp đứng vững trước những biến động và rủi ro từ thị trường, đối tác, thậm chí từ chính nội bộ mình. Bộ phận pháp chế hay còn gọi là bộ phận pháp lý nội bộ là nơi:
- Tư vấn và cảnh báo rủi ro pháp lý cho các quyết định kinh doanh, đầu tư, hợp tác chiến lược. Ví dụ: Trước khi ký kết hợp tác với đối tác nước ngoài, pháp chế sẽ kiểm tra điều khoản sở hữu trí tuệ, thuế suất, quy định chuyển tiền để tránh vi phạm luật quốc tế.
- Soạn thảo, kiểm tra và chỉnh sửa hợp đồng kinh tế, lao động, hợp tác, dịch vụ... Điều khoản "bẫy" trong hợp đồng thương mại là thứ nhiều doanh nghiệp nhỏ không nhận ra cho đến khi bị kiện.
Chuyên viên pháp chế không chỉ đơn thuần là người xử lý hồ sơ hành chính
- Giải quyết tranh chấp, khiếu nại, làm việc với cơ quan nhà nước khi có vấn đề phát sinh. Một số công ty từng bị truy thu thuế chỉ vì kê khai sai mã ngành - việc mà phòng pháp chế có thể xử lý gọn nếu được tham gia từ đầu.
- Cập nhật quy định pháp luật mới nhất, hướng dẫn nội bộ áp dụng đúng quy trình.Ví dụ: Luật Lao động mới, quy định về thuế điện tử, quản lý hóa đơn đầu vào tất cả đều cần người hiểu luật sâu và áp dụng linh hoạt.
- Đảm bảo tính pháp lý xuyên suốt toàn bộ hoạt động doanh nghiệp từ nội quy lao động đến việc mở rộng chi nhánh.
Nếu doanh nghiệp chưa đủ nguồn lực để xây phòng pháp chế nội bộ, hoàn toàn có thể cân nhắc thuê dịch vụ tư vấn pháp chế ngoài như một cách tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo an toàn pháp lý.
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có bộ phận pháp chế không?
Câu trả lời ngắn gọn là: Không bắt buộc theo luật, nhưng rất nên có nếu muốn doanh nghiệp phát triển bền vững và tránh rủi ro pháp lý về sau.
Hiện tại, pháp luật Việt Nam chưa yêu cầu bắt buộc mọi doanh nghiệp phải thành lập bộ phận pháp chế nội bộ. Tuy nhiên, ở một số ngành nghề có yếu tố pháp lý cao như: bất động sản, tài chính, dược phẩm, logistics, hoặc các doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn, việc có phòng pháp chế gần như là một "luật bất thành văn".
Vì sao?
Luật thay đổi liên tục, nếu doanh nghiệp không có người theo dõi, rất dễ vi phạm mà không biết (ví dụ như quy định mới về hóa đơn điện tử, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lao động...).
Rủi ro hợp đồng ngày càng tinh vi, đối tác có thể đưa vào điều khoản gây bất lợi nếu mình không đủ kiến thức pháp lý để kiểm soát.
Sai phạm nhỏ, thiệt hại lớn, chỉ một lỗi về điều khoản thanh lý, thuế hoặc ký nhầm tên người đại diện cũng có thể khiến hợp đồng mất hiệu lực.
Cơ quan chức năng kiểm tra ngày càng kỹ, đặc biệt ở các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, hoặc hoạt động tại TP.HCM – trung tâm kinh tế lớn với nhiều quy định riêng.
Tóm lại: Luật không bắt buộc, nhưng doanh nghiệp cần chủ động bảo vệ mình. Nếu chưa có điều kiện để lập hẳn một phòng pháp chế nội bộ, việc thuê ngoài dịch vụ tư vấn pháp lý là một lựa chọn thông minh và linh hoạt vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo an toàn trong vận hành.
5 điểm pháp chế doanh nghiệp nên lưu ý
Việc chủ động kiểm soát các khía cạnh pháp chế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh được nhiều rắc rối không đáng có. Dưới đây là 5 vấn đề pháp lý quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.
1. Hợp đồng ký sao cho đúng, đừng để "vui miệng" thành rắc rối pháp lý
Rất nhiều doanh nghiệp cứ nghĩ ký hợp đồng là chuyện đơn giản, ai ký cũng được, nội dung cứ có là xong. Nhưng thực tế, nếu hợp đồng không đúng người ký (ví dụ không phải đại diện pháp luật hoặc người có giấy ủy quyền), nội dung sai luật hoặc thiếu các điều khoản bắt buộc (giá trị, thời hạn, phương thức thanh toán…), thì khả năng cao sẽ bị tòa tuyên vô hiệu nếu có tranh chấp.
Không chuẩn bị kỹ hợp đồng, doanh nghiệp dễ "mất trắng" vì hợp đồng bị vô hiệu
Đặc biệt, với các hợp đồng lớn như mua bán bất động sản, tài sản giá trị cao, hợp đồng vay vốn cần phải công chứng theo quy định.
2. Thuế và hóa đơn - đừng xem nhẹ nếu không muốn bị "sờ gáy"
Doanh nghiệp phải kê khai, nộp các loại thuế (GTGT, TNDN, TNCN…) đúng hạn. Đã qua rồi cái thời “quên cũng không sao” giờ trễ một ngày là bị tính tiền phạt, tiền chậm nộp.
Đặc biệt, hóa đơn điện tử giờ là bắt buộc, và chuyện "mua hóa đơn đầu vào cho đẹp sổ sách" có thể khiến công ty gánh án phạt tới hàng chục triệu, chưa kể nguy cơ bị điều tra nếu rơi vào diện nghi ngờ trốn thuế. Chỉ cần một tờ hóa đơn sai, cả hệ thống kế toán có thể bị ảnh hưởng.
3. Lao động không chỉ là tiền lương mà còn là luật
Tuyển người về làm là phải có hợp đồng lao động rõ ràng (có thời hạn hay không thời hạn), đóng đủ BHXH, BHYT, BHTN, khai báo lao động với Phòng Lao động trong 30 ngày đầu tiên kể từ khi có nhân sự.
Bảo hiểm xã hội không thể thiếu khi tham gia lao động tại doanh nghiệp
Còn nếu để "làm chui", không hợp đồng, không đóng bảo hiểm thì đến khi lao động khiếu nại hoặc thanh tra ập tới doanh nghiệp sẽ rất khó giải trình và có thể bị phạt từ 10 - 20 triệu đồng/lỗi.
4. Điều lệ công ty - đừng chỉ ký cho có
Điều lệ là cái gốc để vận hành doanh nghiệp: ghi rõ ai làm gì, góp bao nhiêu, quyền hạn ra sao… Nhưng nhiều công ty lại xem nhẹ, đến khi có tranh chấp thì mới nhận ra: “Ơ cái này không ghi trong điều lệ thì làm sao xử lý?”.
Việc thay đổi ngành nghề kinh doanh, người góp vốn, vốn điều lệ… đều phải được cập nhật và nộp hồ sơ thay đổi lên Sở KH&ĐT đúng quy trình. Làm sai thì bị phạt, thậm chí bị thu hồi giấy phép hoạt động.
5. Bảo vệ thương hiệu đừng để người khác “xài ké”
Đăng ký nhãn hiệu, tên thương mại, thiết kế bao bì… không phải là xa xỉ, mà là quyền lợi chính đáng. Nhiều doanh nghiệp đợi đến khi bị làm nhái, bị kiện vi phạm bản quyền mới lo đi đăng ký lúc đó vừa tốn tiền, vừa dễ thua thiệt.
Nếu dùng phần mềm không bản quyền, hình ảnh không xin phép, nội dung đạo nhái… thì có thể bị kiện, bị phạt hành chính, thậm chí dính đến trách nhiệm hình sự nếu nghiêm trọng. Chủ động bảo hộ ngay từ đầu vẫn là cách rẻ và an toàn nhất.
Doanh nghiệp nhỏ hoặc startup có cần pháp chế không?
Rõ ràng, việc kiểm soát pháp lý không chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn. Ngay cả doanh nghiệp nhỏ, startup hay công ty mới thành lập cũng đối mặt với những rủi ro tương tự thậm chí còn dễ tổn thương hơn vì thiếu nguồn lực chuyên môn.
Thuê dịch vụ pháp lý từ các công ty tư vấn pháp lý là giải pháp hiệu quả
Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đủ khả năng duy trì một phòng pháp chế nội bộ bài bản. Giải pháp thực tế và linh hoạt lúc này chính là thuê dịch vụ tư vấn pháp lý bên ngoài, vừa tiết kiệm chi phí, vừa đảm bảo doanh nghiệp vẫn được “bảo vệ” đúng luật ngay từ những bước đầu tiên. Bên cạnh đó thì có thể tham khảo thêm top 10 dịch vụ công ty luật tư vấn tại Hồ Chí Minh, để có thể tìm hiểu rõ hơn cho doanh nghiệp của mình.
Tại sao nên chọn Tia Sáng Law?
Tia Sáng Law cung cấp dịch vụ pháp lý trọn gói, từ tư vấn thành lập doanh nghiệp, soạn thảo hợp đồng, đến hỗ trợ giải quyết tranh chấp và bảo vệ quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.
Tia Sáng Law dẫn đầu dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn
- Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, am hiểu các vấn đề pháp lý trong lĩnh vực doanh nghiệp.
- Dịch vụ tư vấn pháp lý đa dạng, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
- Giúp bạn xử lý các vấn đề pháp lý phức tạp mà không phải lo lắng về rủi ro.
Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ hoặc startup đang tìm kiếm sự hỗ trợ pháp lý đáng tin cậy, đừng ngần ngại liên hệ với Tia Sáng Law để được tư vấn miễn phí và nhận giải pháp pháp lý toàn diện.
------------------------
CÔNG TY LUẬT TNHH MTV TIA SÁNG
Địa chỉ: Phòng 2.3, tầng 2 tòa nhà Indochina. Số 4 Nguyễn Đình Chiểu, P. ĐaKao, Q.1, TP. HCM
Hotline: 0989.072.079
Website: tiasanglaw.com
Gmail: tiasanglaw@gmail.com