Nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm: Tưởng dễ, nhưng nhiều thương hiệu phải làm lại từ đầu
Nghe thì đơn giản chuẩn bị giấy tờ, nộp online, đợi vài hôm là xong. Nhưng không ít doanh nghiệp cả startup lẫn tên tuổi lớn đã từng “vỡ mộng” ngay từ bước đầu tiên chỉ vì mắc những lỗi rất sơ đẳng.
1. Tên sản phẩm và thành phần không trùng khớp giữa các tài liệu
Chỉ cần bạn viết sai tên sản phẩm ở 1 trong 3 tài liệu (nhãn, phiếu công bố, uỷ quyền) là hồ sơ bị “out” ngay. Đặc biệt, với mỹ phẩm nhập khẩu, phần mô tả thành phần hay công dụng còn phải đúng từng dấu chấm.
2. Uỷ quyền từ nhà sản xuất không đạt chuẩn pháp lý
Rất nhiều doanh nghiệp “cầm nhầm” uỷ quyền không công chứng hoặc không ghi rõ quyền công bố tại Việt Nam. Đây là lỗi cực kỳ phổ biến với hàng từ Hàn, Nhật và EU.
Những chỉ số tiêu chuẩn tham khảo trong sản xuất mỹ phẩm
3. Nhãn sản phẩm không đạt chuẩn “đánh rớt” cả hồ sơ
Có thể bạn chưa biết: logo, mã vạch, dòng chữ nhỏ ghi công dụng đều phải đúng quy định. Nhiều nhãn in theo style nước ngoài nhưng không đủ thông tin tiếng Việt phải làm lại.
4. Lỗi chủ quan trong quy trình nộp online
Nộp sai danh mục, chọn nhầm nhóm sản phẩm, hoặc file đính kèm không đúng định dạng là những lỗi khiến nhiều người “tưởng gửi xong” nhưng thật ra chưa gửi gì cả.
Đáng nói hơn, những lỗi này hoàn toàn có thể tránh nếu bạn được hướng dẫn hoặc rà soát kỹ từ đầu. Đừng để mất 15–30 ngày chỉ vì 1 lỗi định dạng PDF.
Những giấy tờ dễ thiếu, sai định dạng khiến hồ sơ công bố mỹ phẩm bị từ chối
Bạn nộp hồ sơ lần đầu và tưởng đã đủ hết giấy tờ? Có thể chưa. Không ít doanh nghiệp tự tin với checklist trong tay nhưng lại bị Cục Quản lý Dược trả hồ sơ vì… thiếu những tài liệu bắt buộc hoặc sai chuẩn nộp.
Dưới đây là các loại giấy tờ thường bị lỗi nhất:
- Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm (bản mềm)
- Định dạng: .doc hoặc .docx, không được nộp dạng scan PDF.
=> Lỗi phổ biến: Không điền đúng nhóm sản phẩm, tên sản phẩm trùng lặp nhiều dòng, sai tên công ty phân phối.
- Giấy ủy quyền của nhà sản xuất (POA – Power of Attorney)
- Với mỹ phẩm nhập khẩu, POA là giấy bắt buộc.
=> Lỗi thường gặp không công chứng hợp lệ; không ghi rõ phạm vi được phép phân phối hoặc công bố tại Việt Nam.
- Certificate of Free Sale (CFS) – Chứng nhận lưu hành tự do
- Yêu cầu với hàng nhập khẩu.
=> Lỗi thường gặp: Không nộp bản sao công chứng, không có bản dịch tiếng Việt kèm theo.
- Nhãn sản phẩm đúng chuẩn
- Phải thể hiện đủ: tên, công dụng, thành phần, cách dùng, cảnh báo, NSX, HSD…
=> Lỗi thường gặp: Gửi file ảnh mờ, thiếu thông tin bắt buộc theo Thông tư 06/2011/TT-BYT.
- Hợp đồng phân phối hoặc Giấy phép kinh doanh
- Với doanh nghiệp phân phối, cần thể hiện rõ ngành nghề liên quan đến mỹ phẩm.
=> Lỗi Nộp bản cũ, không có ngành phù hợp.
Những lỗi nhỏ về định dạng file, ngôn ngữ, dấu pháp lý đôi khi không được nêu rõ trong hướng dẫn công bố, nhưng lại là yếu tố khiến hồ sơ bị trả lại. Nếu bạn không chắc mình đã đủ và đúng hãy để đội ngũ chuyên nghiệp kiểm tra lần cuối trước khi nộp, đừng để mất cả tháng chỉ vì một file sai tên.
Câu hỏi thường gặp khi làm công bố mỹ phẩm và những hiểu lầm dễ mắc
Làm hồ sơ công bố mỹ phẩm có cần tự đi nộp không?
Không nhất thiết, bạn có thể ủy quyền cho tổ chức/cá nhân khác thay mặt nộp hồ sơ qua Cổng một cửa quốc gia. Nhưng dù ai nộp, hồ sơ vẫn cần chuẩn chỉnh từ đầu.
Mỹ phẩm nhập khẩu từ Hàn Quốc thì chỉ cần CFS là được?
Không đúng. CFS chỉ là một phần. Bạn vẫn cần giấy ủy quyền hợp lệ (POA), bản nhãn đúng chuẩn tiếng Việt, và một số giấy tờ đi kèm khác theo quy định của Việt Nam.
Mất bao lâu là biết hồ sơ bị trả hay không?
Thường trong vòng 3–5 ngày làm việc. Nếu thiếu sót nhỏ, bạn sẽ được thông báo để bổ sung. Nhưng nếu sai định dạng, sai ngành nghề hoặc POA không hợp lệ, hồ sơ sẽ bị trả lại toàn bộ.
Công bố mỹ phẩm có bắt buộc với sản phẩm handmade?
Có, nếu bạn kinh doanh trên diện rộng, bán online, bán cho spa, hoặc phân phối qua đại lý. Luật không phân biệt quy mô chỉ cần bạn bán ra thị trường, đều phải công bố.
Có phải cứ nộp đủ giấy tờ là được cấp giấy công bố?
Không hẳn. Ngoài “đủ” còn cần “đúng”: đúng mẫu, đúng ngôn ngữ, đúng định dạng file, và thông tin giữa các giấy tờ phải thống nhất tuyệt đối.
Đừng để hồ sơ bị trả vì những lỗi không đáng kể
Công bố mỹ phẩm không phức tạp nếu bạn hiểu quy trình hoặc có đơn vị hỗ trợ đúng luật, đúng quy định ngay từ đầu.
Kinh doanh mỹ phẩm không chỉ là đam mê mà còn là cả một hành trình với nhiều quy định pháp lý cần tuân thủ. Để thuận lợi và an toàn, việc chọn một đơn vị pháp lý uy tín là bước đi chiến lược mà nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng.
Tia Sáng Law tự hào mang đến cho bạn:
- Hiểu sâu về pháp luật doanh nghiệp: Đội ngũ luật sư của chúng tôi không chỉ am hiểu các quy định hiện hành mà còn luôn cập nhật kịp thời những thay đổi mới nhất, giúp hồ sơ công bố của bạn luôn đúng luật và không bị gián đoạn.
- Dịch vụ pháp lý trọn gói, tận tâm: Từ khâu tư vấn chiến lược, soạn thảo hồ sơ chuẩn chỉnh, cho đến việc đại diện nộp hồ sơ và theo sát từng bước xử lý, chúng tôi đồng hành cùng bạn từng phút giây để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Luật sư Tia Sáng Law hơn 10 năm kinh nghiệm giúp tối ưu hóa mọi giấy tờ pháp lý doanh nghiệp
- Minh bạch, rõ ràng trong mọi bước đi: Chúng tôi luôn cập nhật tiến trình hồ sơ kịp thời, thông tin minh bạch, giúp bạn hoàn toàn chủ động và an tâm suốt quá trình công bố.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả: Với kinh nghiệm dày dặn, Tia Sáng Law giúp bạn tránh được những sai sót thường gặp, rút ngắn thời gian xét duyệt, từ đó nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường và tối ưu nguồn lực.
- Được khách hàng đánh giá cao và tin tưởng: Thành công của bạn chính là động lực của chúng tôi. Hàng trăm doanh nghiệp đã chọn Tia Sáng Law làm người đồng hành pháp lý, và họ luôn hài lòng với sự chuyên nghiệp cùng thái độ tận tâm mà chúng tôi mang lại.
Hãy để Tia Sáng Law trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy trên con đường xây dựng thương hiệu mỹ phẩm thành công và bền vững của bạn.