Đến lúc thay người đại diện pháp luật? Dấu hiệu bạn cần biết.
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp phải các thay đổi cần thiết để duy trì sự phát triển ổn định, trong đó có việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật là cá nhân có quyền đại diện hợp pháp cho công ty trong các giao dịch, ký kết hợp đồng, và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi này khi có những thay đổi về cơ cấu nhân sự hoặc tình huống bất khả kháng khác. Dưới đây là một số tình huống phổ biến mà doanh nghiệp cần thay đổi người đại diện pháp luật:
- Người đại diện không còn đủ điều kiện để thực hiện nhiệm vụ do lý do cá nhân hoặc bị loại khỏi danh sách quản lý doanh nghiệp.
- Thay đổi trong cấu trúc tổ chức của công ty, ví dụ như sự thay đổi trong cơ cấu sở hữu hoặc quản lý của công ty.
Việc thay đổi người đại diện pháp luật không phải lúc nào cũng đơn giản
- Khi người đại diện gặp vấn đề pháp lý khiến họ không thể tiếp tục đảm nhiệm vai trò này.
- Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận quản lý với người đại diện đã chấm dứt hoặc không còn hiệu lực.
Do đó, việc xác định đúng thời điểm và lý do cần thay đổi người đại diện pháp luật là vô cùng quan trọng để tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Thay đổi người đại diện pháp luật: Ai có thẩm quyền quyết định?
Việc thay đổi người đại diện pháp luật của công ty không phải là quyết định của một cá nhân mà là một quá trình cần sự đồng thuận từ các cơ quan quản lý và các thành viên trong công ty. Quyền quyết định thay đổi người đại diện phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và cơ cấu tổ chức nội bộ của công ty.
Đối với doanh nghiệp TNHH (Trách nhiệm hữu hạn), doanh nghiệp cổ phần, quyền quyết định này thuộc về Hội đồng thành viên hoặc Đại hội cổ đông (tùy vào loại hình công ty). Quyết định này cần được biểu quyết và thông qua tại cuộc họp của các cổ đông hoặc thành viên. Thông thường, việc này phải được ghi nhận trong biên bản họp và đưa vào quyết định chính thức về việc thay đổi người đại diện.
Với các doanh nghiệp tư nhân, quyền thay đổi người đại diện pháp luật nằm trong tay chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp có quyền quyết định và thực hiện thủ tục thay đổi mà không cần phải thông qua cuộc họp hay biểu quyết của thành viên khác.
Các thay đổi phải được thông báo và đăng ký lại tại Cơ quan ĐKKD nơi công ty đặt trụ sở chính.
Tuy nhiên, dù là loại hình doanh nghiệp nào, việc thay đổi người đại diện pháp luật phải tuân thủ đúng các thủ tục quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các quy định pháp lý liên quan.
Doanh nghiệp bị ảnh hưởng ra sao khi thay đổi người đại diện pháp luật?
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ là một thủ tục pháp lý đơn giản, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính liên tục và hợp pháp trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Những ảnh hưởng đáng lưu ý bao gồm:
- Giao dịch tài chính bị gián đoạn: Chữ ký của người đại diện được sử dụng để giao dịch với ngân hàng. Nếu chưa cập nhật kịp thời, tài khoản công ty có thể bị “đóng băng” tạm thời do thiếu căn cứ hợp lệ.
- Ảnh hưởng đến hợp đồng đang thực hiện: Các hợp đồng ký kết trước đó có thể mất hiệu lực nếu không xác định rõ trách nhiệm của người đại diện cũ và mới.
Không thực hiện đúng quy trình hoặc chậm trễ, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro
- Thay đổi con dấu và văn bản hành chính: Nếu người đại diện thay đổi, mẫu con dấu và các văn bản nội bộ cũng cần được cập nhật để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
- Rủi ro pháp lý từ cơ quan quản lý: Nếu doanh nghiệp không đăng ký thay đổi kịp thời với Sở Kế hoạch và Đầu tư, cơ quan thuế, bảo hiểm… có thể bị xử phạt hành chính hoặc gặp khó khăn trong thủ tục tiếp theo.
Giải pháp quan trọng: Trong giai đoạn chuyển giao, doanh nghiệp nên có văn bản ủy quyền hợp pháp cho người được tạm thời thay mặt điều hành, ký kết và thực hiện các giao dịch. Điều này giúp đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn trong khi chờ hoàn tất thủ tục pháp lý.
Hướng dẫn thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật
Để thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần tuân thủ trình tự pháp lý sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Biên bản họp và Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị về việc thay đổi người đại diện.
Doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi đối với các thông tin đã đăng ký, bao gồm tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện pháp luật, hoặc ngành nghề kinh doanh, theo quy trình quy định trong Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản sao hợp lệ của giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân) của người đại diện pháp luật mới, kèm theo bản sao công chứng (nếu có yêu cầu).
Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu không phải người đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).
Bước 2: Nộp hồ sơ
Hồ sơ được nộp trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Sau khi nhận được giấy biên nhận và thông báo hợp lệ, doanh nghiệp nộp bản giấy tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Bước 3: Cập nhật thông tin
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp với thông tin người đại diện mới, doanh nghiệp cần:
Cập nhật con dấu, chữ ký mẫu tại ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội.
Gửi thông báo đến các đối tác, khách hàng, bên liên quan.
Kiểm tra và chỉnh sửa các hợp đồng hoặc văn bản có liên quan đến người đại diện cũ.
Lưu ý:
Nếu có thay đổi con dấu (áp dụng với doanh nghiệp có đăng ký mẫu dấu), cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu mới với Phòng Đăng ký kinh doanh.
Tia Sáng Law - Đối tác pháp lý tin cậy trong mọi thay đổi doanh nghiệp
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ hoạt động vận hành và uy tín của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình này diễn ra nhanh chóng, đúng luật, không gián đoạn, doanh nghiệp nên có một đơn vị pháp lý đồng hành ngay từ đầu.
Đơn vị đồng hành chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng
Tia Sáng Law là lựa chọn đáng tin cậy cho doanh nghiệp nhờ
Tư vấn rõ ràng từ A-Z, giải thích cặn kẽ quyền – nghĩa vụ của người đại diện cũ và mới.
Soạn thảo toàn bộ hồ sơ chuẩn chỉnh, đúng biểu mẫu theo quy định mới nhất.
Đại diện nộp và xử lý hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức.
Đồng hành sau thay đổi, hỗ trợ cập nhật con dấu, giao dịch ngân hàng, thuế, BHXH và thông báo đến đối tác quan trọng.
Xử lý các tình huống đặc biệt, như người đại diện từ chức, mất tích hoặc chuyển giao không suôn sẻ.
Tia Sáng Law không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp lý, mà còn tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu rủi ro pháp lý trong từng bước thay đổi. Liên hệ ngay Tia Sáng Law để được tư vấn nhanh chóng và chuyên nghiệp.
------------------------
CÔNG TY LUẬT TNHH MTV TIA SÁNG
Địa chỉ: Phòng 2.3, tầng 2 tòa nhà Indochina. Số 4 Nguyễn Đình Chiểu, P. ĐaKao, Q.1, TP. HCM
Hotline: 0989.072.079
Website:tiasanglaw.com
Gmail: tiasanglaw@gmail.com