Những ai bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền theo quy định mới?
Quy định mới về hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, và đang khiến không ít hộ kinh doanh, chủ quán nhỏ, cửa hàng bán lẻ… cảm thấy lúng túng.
Thực tế, không phải ai cũng phải dùng loại hóa đơn này. Tuy nhiên, nếu bạn cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng rất có thể bạn đang nằm trong diện bắt buộc mà không hề hay biết.
Ai cũng hỏi nhau: “Tôi có bắt buộc phải áp dụng không?”, “Nếu chưa triển khai kịp thì có bị phạt không?”
Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền giúp kết nối dữ liệu doanh thu trực tiếp với cơ quan thuế. Đây là một phần trong nỗ lực chuyển đổi số ngành thuế và minh bạch hoạt động kinh doanh.
Nhiều người vẫn cho rằng: “Mình nhỏ lẻ, không đáng kể” nhưng nếu thuộc ngành nghề trong danh sách áp dụng, thì dù là một quán phở nhỏ, bạn vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ.
Câu hỏi này đang là mối băn khoăn của rất nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ nhất là các cửa hàng buôn bán truyền thống, chưa từng tiếp cận với phần mềm hóa đơn hay máy tính tiền điện tử.
Theo quy định mới có hiệu lực từ 01/06/2025, không phải mọi hộ kinh doanh đều phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền. Tuy nhiên, nếu hộ kinh doanh hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ... và có doanh thu tương đối, thì nhiều khả năng sẽ thuộc diện bắt buộc.
Nếu bạn đang bán hàng qua quầy, tiếp xúc trực tiếp với khách lẻ và chưa rõ mình có nằm trong diện áp dụng không nên kiểm tra lại sớm để tránh rủi ro về sau.
Ví dụ: Anh Minh - chủ một tiệm bún bò trên đường Trường Chinh (TP.HCM), từng nghĩ mình là hộ cá thể nhỏ, không cần dùng đến hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong đợt kiểm tra thử nghiệm gần đây, cán bộ thuế thông báo rằng: “Anh thuộc nhóm kinh doanh dịch vụ ăn uống – nằm trong danh mục bắt buộc. Nếu từ 01/06/2025 chưa triển khai máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử, sẽ bị xử phạt hành chính.”
Điều này không chỉ xảy ra với hàng ăn. Các tiệm tạp hóa, salon tóc, quán trà sữa, tiệm sửa xe máy... cũng nằm trong nhóm có khả năng phải dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nếu thường xuyên bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng.
Từ khi nào bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Thời điểm chính thức bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền đã được xác định rất rõ ràng trong các văn bản hướng dẫn mới nhất của ngành thuế. Theo đó, ngày 01/06/2025 là mốc quan trọng mà tất cả hộ kinh doanh, doanh nghiệp thuộc diện áp dụng cần ghi nhớ.
Việc triển khai không còn dừng ở cấp độ khuyến khích hay thí điểm mà đã chuyển sang giai đoạn bắt buộc, có kiểm tra và xử phạt nếu không tuân thủ. Vậy từ nay đến 01/06/2025, các hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?
- Đăng ký sử dụng máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế
- Tập huấn cách phát hành hóa đơn có mã theo thời gian thực
- Chuyển đổi mô hình bán hàng thủ công sang mô hình số hóa nhưng linh hoạt và dễ sử dụng
Tại một số địa phương như TP.HCM, Hà Nội cơ quan thuế đã gửi thông báo đến các hộ kinh doanh thuộc nhóm áp dụng.
Nhiều quán ăn, cửa hàng tạp hóa đã được “gọi tên”, yêu cầu chuẩn bị triển khai trong nửa đầu năm 2025. Việc áp dụng đúng thời hạn không chỉ giúp tuân thủ quy định, mà còn tránh được gián đoạn kinh doanh, các khoản phạt không đáng có, và tăng độ minh bạch khi làm việc với cơ quan thuế.
Nếu bạn còn đang phân vân liệu mô hình kinh doanh của mình có cần chuyển đổi hay không, hãy chủ động kiểm tra thông tin hoặc liên hệ đơn vị chuyên môn để được hỗ trợ.
Theo hướng dẫn từ Tổng cục Thuế, những ngành nghề có đặc điểm bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng sẽ thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Đây là các ngành thường có tần suất giao dịch cao, giá trị đơn hàng nhỏ, nhưng tổng doanh thu cộng dồn lại đáng kể.
Cụ thể, các nhóm ngành được cơ quan thuế xác định bao gồm:
+ Ăn uống, giải khát: quán ăn, nhà hàng, cà phê, quán nhậu
+ Bán lẻ tiêu dùng: siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, tạp hóa
+ Chăm sóc sức khỏe - làm đẹp: hiệu thuốc, phòng khám, spa, thẩm mỹ viện
+ Dịch vụ đời sống: cắt tóc, sửa xe, giặt ủi, nhà nghỉ
+ Ngành nghề khác có doanh thu lớn từ bán trực tiếp: cửa hàng điện máy, thời trang, phụ kiện...
Việc kết nối máy tính tiền với hệ thống thuế sẽ giúp kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực, hạn chế rủi ro gian lận.
Điểm chung của các ngành này là phát sinh doanh thu từ nhiều giao dịch nhỏ, dễ xảy ra sai sót hoặc thất thu nếu không minh bạch hóa đơn. Tuy nhiên, không phải tất cả hộ kinh doanh thuộc các ngành kể trên đều phải áp dụng ngay lập tức. Việc triển khai căn cứ vào doanh thu hằng năm, khu vực địa lý (ưu tiên các thành phố lớn) và mức độ sẵn sàng về công nghệ
Điều quan trọng là nếu bạn đang hoạt động trong những lĩnh vực nêu trên, thì nên chủ động kiểm tra thông báo từ cơ quan thuế, hoặc liên hệ đơn vị tư vấn pháp lý để được rà soát và hỗ trợ kịp thời.
Tư vấn đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cùng Tia Sáng Law
Việc áp dụng hóa đơn điện tử có mã từ máy tính tiền đang chuyển từ giai đoạn “nên làm” sang “phải làm”. Không chỉ các doanh nghiệp lớn, mà hộ kinh doanh, cửa hàng nhỏ, đơn vị dịch vụ bán lẻ trực tiếp cũng cần chủ động rà soát và thực hiện theo đúng thời hạn để tránh bị xử phạt.
Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cá nhân kinh doanh vẫn còn bối rối với các khái niệm như: Máy tính tiền kết nối cơ quan thuế là gì? Hồ sơ đăng ký gồm những gì? Làm sao để kết nối đúng chuẩn theo quy định? Doanh thu bao nhiêu thì bị áp dụng?
Luật Tia Sáng giúp tư vấn toàn bộ quy trình đăng ký, sử dụng, quản lý hóa đơn đúng quy định pháp luật hiện hành
Tia Sáng Law với kinh nghiệm nhiều năm đồng hành cùng doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp bạn:
- Rà soát ngành nghề, loại hình kinh doanh có thuộc diện bắt buộc hay không
- Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
- Kết nối với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn
Đừng đợi đến sát hạn mới tìm cách xử lý. Hãy chủ động chuẩn bị từ hôm nay vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ vừa tránh rủi ro vi phạm hành chính. Liên hệ Tia Sáng Law để được tư vấn chi tiết và đồng hành trong toàn bộ quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử.