Ai bắt buộc phải dùng máy tính tiền từ 2025? Bạn đã biết chưa?
Từ năm 2025, quy định về việc sử dụng máy tính tiền không còn là khuyến nghị mà là nghĩa vụ bắt buộc với một số nhóm hộ kinh doanh. Theo lộ trình hiện tại của Tổng cục Thuế, quy định này sẽ áp dụng trước tiên với hộ kinh doanh có doanh thu lớn, hoạt động tại các khu vực sầm uất như trung tâm thương mại, chợ đầu mối, tuyến phố buôn bán tập trung…
Chẳng hạn, nếu bạn là chủ quán ăn có thu nhập ổn định vài trăm triệu đồng mỗi tháng ở khu vực trung tâm TP.HCM, hoặc đang vận hành một shop thời trang đông khách tại Hà Nội, bạn gần như chắc chắn sẽ thuộc diện phải triển khai máy tính tiền kèm hóa đơn điện tử.
Việc này giúp giảm áp lực, tránh gây gián đoạn hoạt động kinh doanh của các hộ nhỏ, mới khởi sự - Ảnh: Chi Cục thuế Bình Định
Bên cạnh yếu tố doanh thu, cơ quan thuế cũng đang ưu tiên áp dụng ở các ngành có tính lưu chuyển tiền mặt cao như ăn uống, bán lẻ, thời trang, mỹ phẩm, siêu thị mini.... Mục tiêu là để đảm bảo việc ghi nhận doanh thu chính xác, giảm tình trạng thất thu thuế, đồng thời minh bạch hóa thị trường.
Tuy vậy, không phải hộ nào cũng bị áp dụng ngay lập tức. Cơ quan thuế sẽ có lộ trình triển khai từng bước, căn cứ vào quy mô, loại hình, và tính sẵn sàng của từng khu vực.
Vì sao hộ kinh doanh có doanh thu cao lại nằm trong “tầm ngắm”?
Nếu từng nghe qua cụm từ "minh bạch doanh thu", bạn sẽ hiểu ngay lý do vì sao hộ kinh doanh doanh thu cao lại được “ưu tiên” triển khai máy tính tiền. Thực tế, đây là nhóm có khả năng tạo ra nguồn thu lớn nhưng cũng là nhóm dễ bị thất thoát thuế nhất nếu không kiểm soát chặt chẽ hóa đơn đầu ra.
Doanh thu mỗi ngày đôi khi chỉ nằm trong trí nhớ người bán. Không có hóa đơn, không có phần mềm quản lý nên việc khai thuế phần lớn dựa vào “tự giác”. Điều này tạo ra khoảng trống trong công tác quản lý.
Trước nay, nhiều hộ kinh doanh chỉ ghi sổ tay, tính toán thủ công
Đó là lý do từ năm 2023, Tổng cục Thuế đã bắt đầu thử nghiệm máy tính tiền tại một số tỉnh thành như Quảng Ninh, TP.HCM, Hà Nội... Và kết quả ban đầu cho thấy: doanh thu ghi nhận tăng lên rõ rệt, số thuế thu được cũng cao hơn, minh chứng rằng việc ứng dụng công nghệ vào quản lý là cần thiết.
Do đó, nhóm hộ kinh doanh có doanh thu lớn, địa điểm cố định, hoạt động liên tục chính là đối tượng đầu tiên được triển khai chính sách này trong giai đoạn 2025.
Dù còn khá mới mẻ, nhưng quy định về hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền đã có hiệu lực tại nhiều địa phương. Thực tế, đã có nhiều trường hợp bị xử phạt do không lập hóa đơn đúng quy định.
Điển hình là một số hộ kinh doanh ăn uống, quán cà phê hoặc cửa hàng thời trang tại các quận trung tâm TP.HCM dù đã được thông báo, hướng dẫn nhiều lần, nhưng vẫn không trang bị máy tính tiền hoặc có nhưng không sử dụng. Khi đoàn kiểm tra đến đột xuất, những hộ này không xuất trình được hóa đơn điện tử hợp lệ, dẫn đến bị lập biên bản và phạt từ vài triệu đồng trở lên.
Nếu thuộc nhóm hộ kinh doanh nằm trong diện bắt buộc mà vẫn “ngó lơ” quy định này, bạn có thể bị xử phạt hành chính - Ảnh: Internet
Một số tình huống phổ biến:
- Có máy tính tiền nhưng không kết nối với hệ thống thuế.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ dù thuộc diện bắt buộc.
- Lập hóa đơn sai thời điểm, sai nội dung vì chưa quen thao tác phần mềm.
Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt có thể dao động từ 2 đến 10 triệu đồng tùy vào mức độ và hành vi vi phạm. Chưa kể, nếu bị kiểm tra thường xuyên hoặc bị ghi nhận vi phạm nhiều lần, hộ kinh doanh có thể bị đưa vào diện “giám sát đặc biệt” của cơ quan thuế gây nhiều bất tiện về sau.
Từ năm 2026, những hộ nào tiếp tục phải chuyển đổi?
Nếu năm 2025 là giai đoạn “làm quen” với máy tính tiền và hóa đơn điện tử, thì từ năm 2026 trở đi, quy định này sẽ tiếp tục mở rộng phạm vi áp dụng, hướng đến việc đồng bộ quản lý thuế trên diện rộng.
Theo lộ trình từ Tổng cục Thuế, các hộ kinh doanh có doanh thu trung bình, hoạt động ngoài khu vực thí điểm năm 2025, sẽ nằm trong nhóm phải chuyển đổi. Điều này đặc biệt đúng với các hộ:
- Hoạt động trong lĩnh vực ăn uống, dịch vụ, bán lẻ có tần suất giao dịch cao
- Có địa điểm kinh doanh tại các đô thị, tuyến phố sầm uất
- Doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên (vượt ngưỡng miễn thuế)
- Sử dụng phương thức bán hàng trực tiếp, có khả năng phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn thường xuyên
Việc mở rộng này không chỉ mang tính “quản lý” mà còn hướng tới số hóa toàn bộ hệ thống hóa đơn đầu ra từ hộ nhỏ đến doanh nghiệp vừa.
Nhiều chuyên gia dự đoán, từ 2026 trở đi, máy tính tiền và hóa đơn điện tử sẽ là chuẩn bắt buộc, chứ không còn dừng lại ở giai đoạn khuyến khích hoặc thí điểm.
Vì thế, những hộ chưa bị yêu cầu trong năm 2025 cũng nên chủ động tìm hiểu ngay từ bây giờ để tránh bị động hoặc vi phạm trong tương lai gần.
Không ít hộ kinh doanh lúng túng khi phải tiếp cận những quy định mới về hóa đơn điện tử, máy tính tiền, hay các thủ tục liên quan đến thuế. Sự thay đổi nhanh chóng khiến nhiều người lo ngại chi phí phát sinh, sai sót trong kê khai hoặc bị xử phạt do chưa hiểu rõ quy trình.
Khi quy định không còn là lựa chọn hãy để Tia Sáng Law là người bạn đồng hành
Tia Sáng Law hiểu rõ những áp lực này, với đội ngũ chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ trọn gói cho hộ kinh doanh:
- Hướng dẫn tra cứu đúng lộ trình áp dụng theo ngành nghề và khu vực
- Tư vấn đăng ký hóa đơn điện tử và máy tính tiền theo quy định mới nhất
- Hỗ trợ chuẩn bị và nộp hồ sơ nhanh chóng, chính xác
- Giải đáp các tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng
- Đồng hành lâu dài để hộ kinh doanh yên tâm vận hành, không bị động khi pháp luật thay đổi
Liên hệ Tia Sáng Law để được tư vấn chuyển đổi hóa đơn điện tử, đăng ký máy tính tiền hay xử lý các vấn đề pháp lý phát sinh, mọi việc sẽ đơn giản hơn khi bạn có chuyên gia đồng hành.